Jouw eerste medewerker aanwerven: wat houdt dat écht in?

Is het tijd om een eerste medewerker aan te werven?

Een mooie stap vooruit, maar tegelijk ook eentje waar veel ondernemers tegenop kijken. Want naast het enthousiasme komen al snel heel wat vragen naar boven:

Welke administratie moet ik in orde brengen?
Wat kost een eerste werknemer mij nu écht?
Wat als mijn werknemer ziek wordt?
En wat als de samenwerking toch niet loopt zoals gehoopt?

Geen zorgen: een eerste aanwerving hoeft absoluut geen sprong in het duister te zijn. Met de juiste begeleiding zorg je ervoor dat jouw onderneming vanaf dag één volledig in regel is én dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Wat moet je in orde brengen vóór de start?

Zodra je personeel tewerkstelt, wordt jouw onderneming officieel werkgever. Daar horen een aantal wettelijke verplichtingen bij. Hieronder vind je de volledige checklist.

Arbeidsongevallenverzekering

Wettelijk verplicht van zodra je personeel tewerkstelt — ook voor ‘risicoarme’ functies. De verzekering dekt zowel ongevallen op het werk als op weg van en naar het werk.

De kostprijs hangt af van:

jouw sector
de aard van de functie
het brutoloon en de tewerkstellingsbreuk

Vuistregel: reken gemiddeld op circa 2% van het brutoloon.

Activering als werkgever bij de RSZ

Vóór de start van de tewerkstelling moet jouw onderneming worden geregistreerd bij de RSZ. Pas dan beschik je over een actief RSZ-nummer waarmee aangiftes kunnen worden gedaan.

Tijdige DIMONA-aangifte

Elke werknemer moet vóór de effectieve start elektronisch worden aangegeven via een DIMONA-aangifte (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte).

⚠️ Een laattijdige of ontbrekende aangifte kan aanleiding geven tot boetes. Timing is hier cruciaal.

Arbeidsreglement opstellen

Geen formaliteit, maar een onmisbaar basisdocument. Het arbeidsreglement bevat afspraken over afwezigheidsprocedures, welzijn, gedragsregels en andere praktische zaken.

Het moet conform de wettelijke bepalingen zijn en ter beschikking worden gesteld van alle werknemers.

Arbeidsovereenkomst opmaken

Elke werknemer verdient duidelijke afspraken vanaf dag één. In de arbeidsovereenkomst leg je onder andere vast:

functie en takenpakket
uurrooster en tewerkstellingsbreuk
loonafspraken
duurtijd (bepaalde of onbepaalde duur)

Aansluiting externe preventiedienst

Als werkgever ben je verplicht aangesloten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Deze ondersteunt je op vlak van welzijn, arbeidsgeneeskundig toezicht, risicoanalyse en veiligheid.

Ook bij slechts één werknemer blijft deze aansluiting verplicht.

Correcte loonverwerking en sociale aangiften

Eens je werknemer start, stopt de administratie niet. Elke loonperiode moet je:

loonbrieven opmaken
lonen correct berekenen
bedrijfsvoorheffing verwerken

Kwartaalverplichting: de DmfA-aangifte aan de RSZ.

Waarom een betrokken sociaal secretariaat het verschil maakt

Met SaliQo weet jij als ondernemer altijd:

wat je moet doen
wat het kost
en waar je op moet letten

Wettelijk ben je niet verplicht met een sociaal secretariaat samen te werken. In de praktijk leidt een eerste aanwerving zonder gespecialiseerde begeleiding echter vaak tot onnodige fouten, gemiste deadlines en onzekerheid over kosten. Bij SaliQo geloven we dat een sociaal secretariaat méér moet zijn dan louter loonverwerking. Wij begeleiden ondernemers persoonlijk vanaf de allereerste aanwerving en zorgen ervoor dat alle administratieve, sociale en juridische formaliteiten correct worden opgevolgd.

Zo maken we van jouw eerste aanwerving geen administratieve last, maar een doordachte investering in de toekomst van jouw onderneming.

FAQ

Veelgestelde vragen van startende werkgevers

Wat kost mijn eerste medewerker nu eigenlijk?

De totale werkgeverskost hangt af van je sector, het brutoloon, sectorale bijdragen en eventuele extra verloning. Daarbij komt dat werkgevers bij een eerste aanwerving vaak in aanmerking komen voor interessante kortingen op de sociale zekerheidsbijdragen.

Een concrete simulatie op maat geeft altijd het duidelijkste beeld. Neem contact met ons op — wij maken die simulatie vrijblijvend voor jou.

Wat kost ziekte mij als werkgever?

Bij ziekte betaal je als werkgever in eerste instantie gewaarborgd loon. De regels verschillen naargelang het statuut:

Arbeiders

Dag 1–7: 100% loon

Dag 8–14: 85,88%

Dag 15–30: ±25,88%

Bedienden

Eerste 30 kalenderdagen: 100% loon

Vanaf dag 31 valt de werknemer terug op de mutualiteit. Houd er rekening mee dat ziekte ook doorwerkt op vakantiegeld, eindejaarspremie en anciënniteit.

Wat als mijn werknemer voortdurend ziek is?

Sinds 2026 werd de hervaltermijn uitgebreid van 14 dagen naar 8 weken. Dit betekent: wanneer een werknemer na een ziektperiode hervat en binnen de 8 weken opnieuw uitvalt met dezelfde aandoening, ontstaat er niet automatisch een volledig nieuw recht op gewaarborgd loon.

Goed nieuws voor werkgevers: deze maatregel biedt meer bescherming tegen opeenvolgende korte hervalperiodes.

Wat als ik mijn werknemer wil ontslaan?

Een eerste aanwerving blijft altijd een beetje spannend, en soms is er geen match. De federale regering heeft aangekondigd dat de opzegtermijnen tijdens de eerste zes maanden aanzienlijk worden ingekort naar slechts één week.

Definitieve inwerkingtreding nog te bevestigen
Deze soepelere regeling geldt enkel voor nieuwe overeenkomsten die worden afgesloten ná publicatie van de maatregel.

Benieuwd wat jouw eerste werknemer jou concreet zou kosten?

Wij maken graag een vrijblijvende simulatie op maat. Neem contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat jij zorgeloos kan ondernemen.